Office-Allrounder*in/Teamassistenz (m/w/d)
Karenzvertretung in Schloss Ambras Innsbruck (40 Wochenstunden)
Schloss Ambras Innsbruck ist der einzige Standort des KHM-Museumsverbandes außerhalb Wiens und zählt zu den bedeutendsten Sehenswürdigkeiten Österreichs. Sehr engagierte und motivierte Mitarbeiter*innen sorgen dafür, dass Schloss Ambras ein lebendiger Begegnungsort für Gäste aus aller Welt ist. Nun suchen wir eine Karenzvertretung für unser Office Management!
Die Position bietet ein sehr abwechslungsreiches Tätigkeitsgebiet, das einerseits viel Handlungsspielraum ermöglicht, andererseits ein hohes Maß an Eigenverantwortung und proaktivem Handeln verlangt. Sie ist eine wichtige Schnittstellenfunktion und erfordert nicht nur den Blick auf einzelne Details, sondern „über den Tellerrand hinaus".
Diese Aufgaben erwarten Sie:
- Erste Anlaufstelle am Empfang sowie für telefonische und schriftliche Anfragen
- Organisatorische und koordinierende Unterstützung der Direktion und der Innsbrucker Standortabteilungen (Kunstvermittlung, Ausstellungen, Marketing/Tourismus etc.)
- Schnittstelle zu zentralen Abteilungen in Wien (Personalabteilung, Rechnungswesen, Ticketing, Bestellwesen)
- Vorbereitung des Schriftverkehrs, Berichts- und Dokumentationsaufgaben
- Bestellabwicklung, Reisemanagement, Kostenkontrolle und Handkassa
- Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen und Events
- Abwicklung von Dienst-, Bank- und Postwegen
Diese Anforderungen bringen Sie mit:
- Kaufmännische Ausbildung auf Maturaniveau, idealerweise mit betriebswirtschaftlichem Hintergrund
- Berufserfahrung in einem vergleichbaren Verantwortungsbereich
- Sicherer Umgang mit MS Office sowie Verständnis für Datenbanken und digitale Tools (Grundkenntnisse in InDesign o.ä. von Vorteil)
- Gute Allgemeinbildung und sehr gute Ausdrucksfähigkeit in Deutsch, Englisch und idealerweise weiteren Sprachen (z. B. Italienisch)
- Hohes Maß an Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein und Loyalität
- Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und lösungsorientiertes Arbeiten
- Kommunikationsstarke, serviceorientierte Persönlichkeit mit gutem Zeitmanagement
Unser Angebot:
- Einzigartiger Arbeitsplatz inmitten einer der TOP-Sehenswürdigkeiten und bedeutendsten Kultureinrichtungen Tirols
- Attraktive Rahmenbedingungen und Vorteile eines modernen Dienstgebers mit hoher Arbeitsplatzsicherheit
- Individuelle Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
- Dienstort Innsbruck, Vertragsbasis: 40 Wochenstunden, Karenzvertretung
- Monatsgehalt entsprechend einschlägiger Ausbildung ab 2.694,28 brutto (Kollektivvertrag des KHM-Museumsverbands, Entl.gr. 2 / Entl.St. 1 bei 40 WSTD, 14x/Jahr)
Die Museen des KHM-Museumsverbands, das Kunsthistorische Museum, das Weltmuseum Wien und das Theatermuseum Wien, zählen zu den namhaftesten Museen in Europa. Der wachsende Gästezustrom aus lokalen und touristischen Märkten, die hohe eigenwirtschaftliche Quote sowie die Zufriedenheit aller Besuchergruppen wurzeln im unermüdlichen Einsatz und in den großartigen Leistungen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des KHM-Museumsverbands.
Wenn Sie an dieser abwechslungsreichen Position Interesse haben, freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung!
Wir bitten um Verständnis, dass wir keinen Auslagenersatz für Reisekosten oder Zeitversäumnis gewähren können.
